Macro para generar informes excel

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Dentro de cada uno de estos archivos de plantilla hay una macro llamada “Completa”. Una macro es un programa VBA que usted escribe o graba para ejecutar una serie de comandos. En el caso de estos archivos de plantilla, la macro Completar establece la visibilidad del informe en verdadero o visible, y guarda el informe.

Debe estar familiarizado con el uso de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) para crear o modificar una macro dentro de Microsoft Excel. Los menús a abrir y por lo tanto los pasos a utilizar dentro de Excel variarán dependiendo de la versión que esté utilizando. El siguiente procedimiento se proporciona como una guía más que como un conjunto de pasos a seguir.

Tenga cuidado de no crear un nuevo archivo basado en esta macro en lugar de abrir la macro para editarla. Haga clic con el botón derecho en el nombre del archivo y asegúrese de seleccionar Abrir en lugar de la opción por defecto, Nuevo.

Una manera de hacer esto que requiere sólo un conocimiento superficial de la programación VBA es comenzar con un informe que se guarda en un archivo de Excel sin formato. Encienda la grabadora de macros y ajuste el informe a su gusto. Cuando el informe tenga el aspecto deseado, detenga la grabadora de macros y examine el código creado para aprender cómo se codifica en VBA cada paso del proceso de formateo.

Comentarios

Las macros de Excel son como miniprogramas que realizan tareas repetitivas, ahorrándote mucho tiempo y tecleos. Por ejemplo, Excel tarda menos de una décima de segundo en calcular toda una hoja de cálculo enorme. Son las operaciones manuales las que te ralentizan. Por eso necesitas macros que combinen todas estas tareas en una sola operación de un segundo.

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En este ejemplo, tenemos a la propietaria de una tienda que ha ampliado su territorio de una sola tienda a una docena en 12 grandes ciudades diferentes. Lleva años gestionando sus propios libros, lo que no era tarea fácil para una sola tienda, y ahora tiene 12. Tiene que recopilar datos de cada una de las tiendas. Tiene que recopilar datos de cada tienda y fusionarlos para controlar la salud de toda su empresa.

Una vez registradas, probadas y perfeccionadas las minimacros, podemos fusionarlas en una gran macro o dejarlas como minimacros. En cualquier caso, mantén las minimacros, porque es mucho más fácil y eficaz editar las macros más pequeñas y volver a combinarlas que tratar de revisar una macro larga y detallada para encontrar errores.

Macros de Excel: paso a paso

En la cadena de formato que se muestra a continuación, se introduce una barra invertida antes del guión bajo, para indicar que se trata de un carácter literal. De lo contrario, Excel interpretaría el guión bajo como el carácter de espaciado que se utiliza en el formato numérico de Excel.

A continuación, la macro obtiene la ruta predeterminada para guardar el archivo PDF. Si se ha guardado el libro activo, se utiliza su ruta. Si el libro activo no se ha guardado, se utiliza la carpeta de guardado por defecto de Excel.

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La macro anterior crea un nombre por defecto con una marca de tiempo, basado en el nombre de la hoja activa. Le pide que seleccione una carpeta para el archivo PDF guardado, y puede cambiar el nombre por defecto, si prefiere algo diferente.

En la siguiente macro, el nombre por defecto se basa en los valores de las celdas A1, A2 y A3 de la hoja activa. El archivo PDF se guarda automáticamente en la carpeta actual — no se le pide que elija una carpeta, y no puede cambiar el nombre por defecto.

Después de horas de estudiar los informes de Process Monitor en dos ordenadores diferentes y compararlos, descubrí que las aplicaciones de Microsoft Office buscan “sRGB Color Space Profile.icm” en el lugar equivocado y no lo encuentran. Eliminando los siguientes valores del Registro, el problema desaparece:

Generador de informes Excel vba

Es importante saber que cuando grabas una macro, el Grabador de Macros captura casi todos los movimientos que haces. Así que si comete un error en su secuencia, por ejemplo, hacer clic en un botón que no tenía intención de hacer clic, la grabadora de macros lo registrará. La solución es volver a grabar toda la secuencia, o modificar el propio código VBA. Esta es la razón por la que siempre que grabe algo, es mejor grabar un proceso con el que esté muy familiarizado. Cuanto mejor grabe una secuencia, más eficazmente se ejecutará la macro cuando la reproduzca.

Atención: Las macros no se pueden deshacer. Antes de ejecutar una macro grabada por primera vez, asegúrate de que has guardado el libro de trabajo en el que quieres ejecutar la macro o, mejor aún, trabaja con una copia del libro de trabajo para evitar cambios no deseados. Si ejecutas una macro y no hace lo que quieres, puedes cerrar el libro de trabajo sin guardarlo.

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Puede trabajar con el código grabado en el Editor de Visual Basic (VBE) y añadir sus propias variables, estructuras de control y otro código que la grabadora de macros no puede grabar. Como el grabador de macros captura casi todos los pasos que das mientras grabas, también puedes limpiar cualquier código grabado innecesario que no sirva para nada en la macro. Revisar el código grabado es una excelente manera de aprender o perfeccionar sus habilidades de programación VBA.