Generar informes en access

Acceder al informe de edición

Access permite crear una gran variedad de informes, desde los más sencillos hasta los más complejos. Empiece por pensar en el origen de los registros de su informe. Tanto si se trata de un simple listado de registros como de un resumen agrupado de ventas por región, primero debe determinar qué campos contienen los datos que desea ver en el informe y en qué tablas o consultas residen.

Una vez elegido el origen de los registros, lo más fácil es crear el informe con el Asistente para informes. El Asistente para informes es una función de Access que le guía a través de una serie de preguntas y, a continuación, genera un informe basado en sus respuestas.

Un informe consta de información que se extrae de tablas o consultas, así como de información que se almacena con el diseño del informe, como etiquetas, encabezados y gráficos. Las tablas o consultas que proporcionan los datos subyacentes también se conocen como la fuente de registros del informe. Si todos los campos que desea incluir se encuentran en una única tabla, utilice esa tabla como fuente de registros. Si los campos se encuentran en más de una tabla, deberá utilizar una o varias consultas como fuente de registros. Es posible que esas consultas ya existan en la base de datos o que tenga que crear otras nuevas que se adapten específicamente a las necesidades del informe.

Informe de grupo de acceso

En este capítulo trataremos los conceptos básicos de los informes y cómo crearlos. Los informes ofrecen una forma de ver, formatear y resumir la información de la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, puedes crear un informe sencillo de los números de teléfono de todos tus contactos.

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Antes de hacer clic en el botón Informe para crear un informe básico, asegúrate de que está seleccionada la consulta adecuada. En este caso, qryProyectosactuales está seleccionada en el panel de navegación. Ahora haz clic en el botón Informe, que generará un informe basado en esa consulta.

Verá que el informe se abre en la vista Diseño. Esto proporciona una forma rápida de ajustar el tamaño o la anchura de cualquiera de los campos que se ven en el informe. Ahora vamos a ajustar el ancho de las columnas para que todo encaje mejor.

Introduzca un nombre para su informe y haga clic en Ok. Si desea ver como lucirá realmente este reporte, en Vista Preliminar de Impresión, puede regresar al botón Ver y dar clic en Vista Preliminar de Impresión para ver como luciría este reporte cuando se imprima ya sea en papel o como PDF.

Informe de acceso suma total

Los informes organizan y resumen los datos para visualizarlos en línea o imprimirlos. Un informe detallado muestra todos los registros seleccionados. En un informe detallado se pueden incluir datos resumidos como totales, recuentos y porcentajes. Un informe resumido no enumera los registros seleccionados, sino que resume los datos y presenta sólo los totales, recuentos, porcentajes u otros datos resumidos. Access dispone de varias herramientas de generación de informes que puede utilizar para crear rápidamente informes detallados y resumidos. Esta lección le enseña a crear informes.

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También puede utilizar el Asistente para informes para crear un informe. El Asistente para la creación de informes le ofrece más flexibilidad que el botón Informe. Puede elegir las tablas y los campos, agrupar los datos, ordenarlos, resumirlos, elegir un diseño y una orientación, aplicar un estilo y titular su informe. Siga los pasos que se muestran aquí para crear un informe utilizando el Asistente para informes:

Cuando utilice el Asistente de Informes, puede agrupar los datos. La agrupación coloca todos los valores de un campo en un grupo basado en el valor del campo. Por ejemplo, si sus datos están agrupados por el campo Departamento y los registros del campo Departamento tienen valores como Administración, Informática e Inglés. Access agrupará todos los datos del departamento de Administración, todos los datos del departamento de Informática y todos los datos del departamento de Inglés.

Tutorial de informes Access

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales para el paquete Microsoft Office. Un usuario puede crear bases de datos y presentar los datos consultados en informes fáciles de diseñar. Estos informes presentan varias ventajas con respecto a las funciones de informe de otros programas.

Para diseñar un informe en Microsoft Access, el usuario sólo tiene que apuntar y hacer clic. Seleccionando los datos para el informe y eligiendo entre muchas opciones de características de estilo, el usuario puede crear un informe totalmente funcional.

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Con las versiones más recientes de Access (Access 2007), el usuario puede ver el aspecto que tendrá el informe mientras lo crea. El usuario no tiene que completar el informe y ejecutarlo antes de verlo. Esto permite al usuario realizar cambios en el diseño de una manera más eficiente en el tiempo.

Los informes en Access pueden ser mucho más fáciles de crear, ahorrando tiempo para tareas más útiles. La creación de informes creados en programas como Excel puede resultar difícil y llevar mucho tiempo. Además, si los datos de una hoja de cálculo de Excel están vinculados a otras hojas de cálculo, existe la posibilidad de que los datos no estén actualizados.