Combinación de correspondencia con archivos adjuntos
Exact Word Merge ofrece una amplia gama de mejoras sobre la funcionalidad de combinación de correspondencia. Proporciona a los usuarios la comodidad de crear cartas o enviar correos electrónicos utilizando el proceso Word Merge. Los servicios de Word Merge se ejecutan íntegramente en el lado del servidor y cualquier solicitud de una tarea de fusión será recogida y procesada inmediatamente. Para poder realizar Word Merge, debe crearse un documento plantilla de Word Merge y seleccionar la casilla de verificación Nuevo Word Merge en la página Documentos: Configuración. Para más información, consulte Cómo: Creación de plantillas Word Merge a partir de esquemas Word Merge y Configuración de documentos.
Aplicable a partir de la actualización 266 del producto:El documento que se ha fusionado correctamente se mostrará en un documento recién generado en Exact Synergy Enterprise. Puede descargar una copia del documento haciendo clic en el botón Descargar o haciendo clic en el hipervínculo Editar con Word para visualizar el documento en Synergy Office Integration.
Seleccione la plantilla que se utilizará en el proceso de fusión. Las plantillas Word Merge disponibles en este navegador se basan en el módulo, los roles y el nivel de seguridad de los usuarios. Para obtener más información, consulte Creación y modificación de plantillas de Word Merge, Creación y modificación de grupos de plantillas de Word Merge, Configuración y modificación de derechos de acceso para grupos de plantillas y plantillas de Word Merge – Personas, y Configuración y modificación de derechos de acceso para grupos de plantillas y plantillas de Word Merge – Roles.
Combinación de correspondencia word
Para dar formato a los datos fusionados, debe dar formato a los campos de fusión en el documento principal. No formatee los datos en el origen de datos, ya que su formato no se conserva al combinar los datos en el documento. Para cambiar el formato de los datos fusionados, siga estos pasos:
Para controlar otros aspectos del formato, pulse ALT+F9 para mostrar los códigos de campo y, a continuación, añada conmutadores a los campos combinados. Cuando se trabaja con campos, un modificador es una instrucción especial que provoca una acción específica. Generalmente, un modificador se añade a un campo para modificar un resultado. A continuación se ofrecen algunos ejemplos de cómo utilizar los modificadores:
Cuando el asistente muestra el panel de tareas “Paso 5 Combinación de correspondencia”, el asistente sustituye cada uno de los campos de combinación en el documento principal que tiene el texto real de la primera entrada de la lista de destinatarios.Por lo tanto, puede ver el aspecto que tendrá su primer documento de salida. Por ejemplo, si siguiera utilizando la base de datos de ejemplo mostrada anteriormente, la primera página debería parecerse a la siguiente después de hacer clic en Siguiente: Vista previa de las cartas:
Combinación de correspondencia Word separar documentos
Mail Merge Helper le ayuda en la creación de formularios de correo electrónico utilizando dos archivos de datos:1. El documento principal contiene texto que permanece igual para cada versión del mensaje de correo electrónico fusionado, como una carta con un saludo individualizado u otra información personal.2. El origen de datos contiene texto ordenado en ‘registros’ que especifican nombres y direcciones de correo electrónico u otros datos que se utilizarán como la parte variable del documento.El documento principal contiene campos de fusión, que son marcadores de posición que indican a Microsoft Word dónde insertar los datos del origen de datos. El proceso de combinación de correspondencia lee los datos de un registro (o fila) de la fuente de datos e inserta los valores en los campos de combinación correspondientes del documento principal. Cada registro (o fila) de la fuente de datos produce un mensaje de correo electrónico individual con la información personalizada del destinatario en los lugares adecuados.
La forma más eficaz de realizar una combinación de correspondencia es:1. Crear el origen de datos (utilizando una tabla de MS Word o una hoja de cálculo de MS Excel).2. Utilizar el Ayudante para combinar correspondencia para abrir, modificar y combinar el documento principal y el origen de datos.Nota: Siguiendo estos pasos, el documento principal y el origen de datos pueden crearse y modificarse en más de una sesión de edición.Crear el origen de datosPuede utilizar una hoja de cálculo de MS Excel o una tabla de MS Word para crear el origen de datos que contenga la información personal, que variará en cada documento. Guarde el documento. Para rellenar los campos de una carta-formulario, se necesita una hoja de cálculo o una tabla similar a la siguiente: Nota: Debe haber un título para cada columna; esto da a la columna un nombre que se utiliza durante la inserción en el documento principal.
Cómo preparar un documento Word para la combinación de correspondencia
(Documento principal) Documento que contiene la información que es la misma para cada documento fusionado. El documento inicial contiene los nombres de campo para la información variable, como los nombres y direcciones que se insertarán.
Un archivo que contiene la información que se insertará en el documento principal durante una combinación de correspondencia. Por ejemplo, tiene registros que contienen los nombres y direcciones de las personas a las que se envía una carta combinada. Las hojas de cálculo de Excel, las bases de datos de Access o las tablas de documentos de Word son buenos ejemplos de fuentes de datos.
Un registro es un conjunto completo de campos de datos que se refieren a una sola cosa o persona. Por ejemplo, un registro único incluiría el nombre y los apellidos, la dirección, el número de teléfono y la fecha de nacimiento de una persona.
Un grupo de campos de combinación que forman una dirección en un documento de combinación de correspondencia. Por ejemplo, una dirección individual se compone de un nombre, una dirección postal, una ciudad, un estado y un código postal. Word puede insertar automáticamente todos los campos de dirección apropiados a la vez, para que no tengas que insertar tú mismo los cinco o seis campos de combinación.